Verslo pokalbių etiketas

2016.06.16

Versle etiketo taisyklės nesibaigia vien elgesiu biure ar elektroninių laiškų rašymo taisyklėmis – svarbu ir pokalbių su kolegomis taisyklės. Manoma, kad verslo pokalbių etiketas labiausiai taikytinas kalbant akis į akį, bet jis taip pat svarbus ir kalbantis telefonu, rašo askmen.com.

Abiem atvejais senamadiškas požiūris į išklausymą ir kalbėjimą yra etiketo ašys.

Galbūt tai bus trumpas pokalbis su jūsų viršininku ar reikalų aptarimas su nauju klientu prieš sudarant sutartį, arba skambutis kitos bendrovės atstovui. Nesvarbu, kuris iš atvejų jums taikytinas labiausiai – žinojimas, ką sakyti ir kaip klausyti gali būti žingsnis link geresnės karjeros, nauja verslo partnerystė ar bent jau šiaip malonus pokalbis.

Kai pašnekovas kalbėdamas su jumis jausis patogiai, jūs jausitės patogiai bendraudamas su juo, savo tikslų pasieksite (įtikinsite, susipažinsite ar pan.) tiesiog savaime. Tai ne tik padės gauti tai, ko norite, bet dažniausiai ir uždirbs jums nemažą kiekį pagarbos taškų.

Apžvelkime kai kuriuos verslo pokalbių etiketo pagrindus.

Būkite formalus

Nenuklyskite nuo saugių temų

Nekalbėkite per daug

Įdėmiai išklausykite

Būkite formalus

Formalumas – tai klasika. Versle turite būti tiek klasikinis, kiek tai įmanoma. Pradėkite nuo rankos paspaudimo, ir jei būsite kam nors pristatytas, pradėkite bendrauti vartodami kreipinį (pone, panele ir panašiai) ir darykite tai tol, kol jūsų nepaprašys kreiptis vardu.

Logiška, kad rankų paspaudimo reikalavimas netaikomas pokalbiams telefonu, bet kreipimosi taisyklė be jokios abejonės išlieka. Be to, bendravimą galite palengvinti paprašydamas į jus kreiptis vardu. Svarbiausia – išgirdus vardą jo nepamiršti.

Vardų įsiminimas yra pagarbos ženklas, todėl būtinai pasistenkite išlaikyti pašnekovo vardą savo duomenų saugykloje. Vienas iš lengvų būdų tai padaryti – paminėti pašnekovo vardą pirmojo pokalbio metu arba – dar geriau – pristatyti savo pašnekovą kam nors kitam.

Pokalbiui rutuliojantis išlaikykite formalumą ir neleiskite viešumon išlįsti jokiems savo įpročiams. Tai reiškia, kad gumos kramtymas, kalbėjimas pilna burna ar gėrimas vidury sakinio – jokiu būdu netinkami.

Tai ypatingai nemandagu kalbantis telefonu. Kad taip neatsitiktų – stenkitės valgyti mažais kąsneliais ir gerti mažais gurkšneliais, jei tai yra verslo pietūs, o kalbantis telefonu apskritai venkite maisto ir gėrimų.

Kai jūsų pokalbis artėja į pabaigą, nepamirškite paspausti ranką atsisveikinant, pasisveikinti žodžiu paminint vardą ir apsikeisti vizitinėmis kortelėmis. Išlaikydami formalumą kiekviename pokalbio etape parodėte tvirtą pusiausvyrą, pasitikėjimą savimi ir taktą. Jei baigiate pokalbį telefonu, tai nepamirškite padėkoti pašnekovui už sugaištą laiką ir užtikrinkite, kad ateityje dar kartą kalbėsitės, o jei įmanoma – tai bus pokalbis gyvai.

Nenuklyskite nuo saugių temų

Jūsų ištariami žodžiai yra verslo pokalbio raktas į sėkmę. Lygiai kaip ir teisme, viskas, ką pasakote, gali būti ir bus panaudota prieš jus. Vienas nevykęs žodis gali persekioti jus visą likusį verslo karjeros laiką.

Verslo pokalbis neturi būti emocionalus, todėl jo temos turėtų būti gana paprastos, be jokių polinkių į dramatizavimą. Temos, kuriomis rizikuojama sukelti šauksmus ir pasipiktinimą paprastai būna susijusios su religija ir pinigais. Jei kas nors bando užvesti jus ant slidžios temos – atsispirkite pagundai. Ignoruokite tuos komentarus ir, jei netyčia kas nors pradės kelti balsą ar rodyti emocijas, siekiant pažaboti situaciją pabandykite kalbėti su jais tylesniu balsu.

Apie ką galima kalbėtis? Saugi ne verslo tema yra tokia, kuris neišprovokuos karštų debatų ar pašnekovo priešiškumo (žr. aukščiau). Verslo profesionalai mėgsta paplepėti apie sportą, paskutinius įvykius, savo kilmę, ir be abejo, savo darbą.

Jei bet kokiu atveju aptarinėjate verslo reikalus, tai papasakoti apie savo darbą gali būti gera mintis, bet žmonėms šiek tiek įvairovės gali pravaikyti nuobodulį. O jei jau kalbatės apie savo karjerą, tai pasistenkite per daug nepripasakoti apie savo viršininką ar bendradarbius – nebent turite apie juos pasakyti ką nors rimto.

Jei sugebėsite neišslysti iš saugių pokalbio temų tako, tai jums nereikės rūpintis dėl pokalbio klaidos, kurios priežastis – bloga tema.

Nekalbėkite per daug

Verslo pokalbyje turi būti išlaikyta harmoninga pašnekesio tėkmė. Kai kurie iš mūsų tikrai mėgsta šnekėti daugiau nei to reikėtų. Tai galbūt ir gerai būnant su draugais, bet verslo reikalais kalbantis su asmeniu, kurio gerai nepažįstame, tai gali erzinti ir sudaryti apie jus nelabai kokią nuomonę.

Jei norite neįkliūti į nesustabdomo kalbėjimo pinkles, yra galimybė tai suvaldyti. Jei jums užduodamas klausimas, atsakykite greičiau nei per 60 sekundžių. Bet ir nenaudokite tokių atsakymų, kurie yra vos keli žodžiai.

Tikslas - palaikyti pastovią pokalbio tėkmę ir skatinti kolegų dėmesingumą. Kalbantis telefonu dėmesingumas yra būtinas, nes negalite matyti pašnekovo, o dėl to dėmesingumas nukenčia. Tuo metu, kai nekalbate, leiskite pašnekovui pabaigti savo mintį, neužbėkite jam už akių ir nesistenkite jo minties pabaigti pats. Kai ateis jūsų eilė kalbėti, jie bus tokie pat mandagūs su jumis.

Visiems pašnekovo bendradarbiams rodykite lygiai tokią pačią pagarbą, kaip ir pašnekovui. O tai reiškia, kad gerbti turite visus verslo renginyje dalyvaujančius asmenis nuo pašnekovo vadovų iki tų žmonių, kurių darbas atsakinėti į telefono skambučius.

Rodant vienodą pagarbą visiems darbuotojams jūsų nuoširdumas bus akivaizdus. Be to, kalbantis telefonu jūsų galimybė būti sujungtam su svarbiu verslo kontaktu padidės, jei į skambutį atsilieps kas nors, su kuo elgėtės gražiai.

Jei atsispirsite pagundai kalbėti per daug ir elgsitės pagarbiai, tai jūsų žodžiai tikslą pasieks būdami gerokai garsesni, aiškesni ir laiku.

Įdėmiai išklausykite

Klausymas padės jums susipažinti su pašnekovu bei palengvins ryšių stiprinimą, o tai yra svarbus tolesnės verslo partnerystės komponentas.

Kai jums ką nors sako, galite ne tik klausytis, bet ir leisti pašnekovui suprasti, kad jo klausotės – tai vadinama aktyviu klausymusi. Jei kalbatės asmeniškai, tai reaguodami į pašnekovo žodžius galite panaudoti kūno kalbą (akių kontaktą, galvos judesius).

Visada stenkitės įterpti trumpučius komentarus, kurie susiję su aptariamomis temomis ir parodo, jog vertinate bei suprantate tai, ką sako pašnekovas. Manykite, jog taip pašnekovui parodote savo supratimą ir dėmesingumą.

Klausytis būna šiek tiek sunkiau, jei asmuo, kurį turite išklausyti, nelabai turi ką pasakyti. Be abejo, galite mandagiai pasišalinti ar padėti ragelį siekiant sumažinti nuostolius, bet kartais žmonės nori atsiverti. Galite paskatinti juos tai padaryti užduodami daug atvirų klausimų ir panaudodami raktažodžius, kurie kreipia link jus dominančios temos.

Jei jūsų klausymo įgūdžiai išugdyti – jūs pasiruošęs. Gerame verslo pokalbyje yra mažai dramatiškumo ir daug paprastumo – šioje situacijoje akronimas K.I.S.S. (Keep It Simple Stupid) yra labiau nei tinkamas.

Ir nesvarbu, kaip skamba šis akronimas – tai nėra kvaila, tai tik verslas. Galite palaikyti įdomų pokalbį skatindami plepėjimą, atsakinėdami glaustai ir žinodami, kaip klausytis. Jei santykiuose išlaikysite mandagumą ir formalumą, sužavėsite savo pokalbio etiketu, o ne atstumsite klaidomis. Išlikite dėmesingas ir - sėkmingos medžioklės artimiausiame verslo susitikime!