5 patarimai, kaip taupyti laiką, dirbant su elektroniniu paštu

Nemaža dalis žmonių, savo elektroninio pašto dėžutę tikrina daugybę kartų per dieną, nors tai iš jų nėra reikalaujama. Jei iš jūsų nereikalaujama į elektroninius laiškus reaguoti nedelsiant, siūlome pasinaudoti patarimais, kaip sutaupyti laiko, elektroninius laiškus tikrinant iš ryto, vidurdienį ir baigiantis darbo dienai, kiekvienąkart tam skiriant po 30 minučių.

1. Siunčiami laiškai

Darbą su elektroniniu paštu pradėkite nuo laiškų siuntimo. Dirbant tokiu būdu, jums liks dar 30 minučių, per kurias galite sulaukti skubių atsakymų į jūsų išsiųstus laiškus.

2. Trinami laiškai

Peržiūrėkite „Inbox“ skiltyje esančių laiškų pavadinimus ir nedelsdami pašalinkite visus nereikalingus laiškus.

3. Atsakymai į užklausimus

Atsirinkite jums siųstus užklausimus ir atsakykite į juos. Su užklausimais dirbti patogiau, kai jie yra išdėstyti pagal gavimo datą. Pasistenkite atsakyti į visus jums siųstus užklausimus gavimo dieną.

4. Gauti laiškai

Kiekvieną kartą, kai dirbate su elekroniniais laiškais, prisiminkite, kad jūsų tikslas yra kiek įmanoma sumažinti neperskaitytų laiškų skaičių „Inbox“ skiltyje. Jei paliksite laiškus pažymėtus, kaip „Unread“, neabejotinai, praėjus tam tikram laiko tarpui, jūs vėl juos peržiūrinėsite.

5. Likusieji darbai su el. paštu

Atlikę svarbiausius darbus ir neišnaudoję 30 minučių, imkitės tikrinti kitus elektroninio pašto katalogus, kuriuose laikote gautus naujienlaiškius, reklaminius pranešimus ir pan.

Papildomi patarimai, norintiems sutaupyti laiko

Naudokite parašus

Dauguma elektroninio pašto dėžučių leidžia naudoti daugiau nei vieną parašą. Pasinaudokite jais ir jums nereikės kiekvieną kartą rašant laišką pasirašinėti iš naujo.

Naudokite funkciją „Rules“

Elektroninio pašto programos turi funkciją „Rules“, kuria pasinaudodami, galite gaunamus laiškus automatiškai nukreipti į norimus katalogus. Tai padės jums tvarkytis su dideliais gaunamų elektroninių laiškų kiekiais.

Naudokite laikmatį

Nenaudodami laikmačio galite prarasti laiko nuovoką ir elektroninio pašto tikrinimui skirti daugiau laiko, nei tai yra būtina.

Tikimės, kad patarimai, kaip dirbti su elektroniniu paštu, jums padės sutaupyti laiko, per kurį galėsite atlikti svarbesnius darbus.

Parengta pagal Peter Bregman straipsnį „A super efficient email process“