Kaip rasti sekretorę?

"Aukštasis pilotažas". Ar tik kalbant apie lakūnų virtuoziškumą padangių platybėje tinka šis terminas? Pasirodo, ne. Ir žemėje gali pasitaikyti tuo žodžiu apibūdinamas reiškinys. Sudėtingiausia ir sunkiausiai nuspėjama gyvenimo sritis – žmonių bendravimas. Susitinka skirtingų pažiūrų, nevienodo mąstymo žmonės, be to, dar veikiami įvairiausių pašalinių dalykų. Tada ir praverčia aukštasis pilotažas – sugebėjimas sudėtingomis sąlygomis pasiekti gerų rezultatų.

Todėl pradedame straipsnių, skirtų vadovo ir sekretorės bendravimui, ciklą. Kaip pasiekti, kad bendras darbas duotų kuo daugiau naudos?

Kaip rasti tinkamą pagalbininkę?

Viskas prasideda nuo sekretorės paieškos. Kad vadovas galėtų kelti tam tikrus reikalavimus ir bendraujant neatsirastų problemų, iš pat pradžių svarbu konkrečiai apibrėžti sekretorės teises bei pareigas.

Taigi pagalvokime, kodėl jos ieškome. Ar mums reikia žmogaus, galinčio protingai patarti, padėti rasti išeitį iš keblios padėties? O gal norime turėti tik patrauklią darbuotoją, kuri atsakinėtų į telefono skambučius, virtų kavą ir maloniai šypsotųsi klientams? Žinoma, tokie dalykai neprošal, tačiau vien to nepakanka.

Šiuolaikinėse įmonėse kava verdama kavos virimo aparatais, o telefono pokalbiai ir bendravimas su klientais – ne vieninteliai sekretorės darbai. Ji turi išmanyti ir mokėti kur kas daugiau. Taigi kaip pasirinkti pagalbininkę, kad išsipildytų vadovo lūkesčiai?

Vadovas neturėtų gailėti laiko pirmajam pokalbiui su kandidate, nes nuo to dažniausiai priklauso pagalbininkės pasirinkimas. Neretai apsisprendimą lemia pirmasis kandidatės padarytas įspūdis. Bet ar visada jis teisingas? Kad neapsiriktų, vadovas privalo būti geras psichologas, išmanyti sekretorės darbo ypatumus, taip pat kokių žinių ir įgūdžių jai reikia.

"Firmos veidrodis"

Pirmiausia vertėtų atkreipti dėmesį į išvaizdą, manieras, nes, kaip dažnai mėgstama kartoti, sekretorė – firmos veidrodis.

Ji visada turi būti tvarkinga ir elegantiška, vidaus ir išorės harmonija sukurianti nuoširdaus, bet kartu ir dalykiško žmogaus įvaizdį.

Apie žmogų daug pasako jo drabužiai. Todėl vadovui pravartu žinoti, kas sekretorei tinka dėvėti ir kas – ne. Per daug atvirais ir aptemptais drabužiais vilkinti pagalbininkė neprisidės prie gero ir garbingo įmonės vardo kūrimo. Labai margi ir itin ryškūs drabužiai taip pat nedera šias pareigas einančiai moteriai.

Sekretorė turėtų rodyti pavyzdį visiems įmonės darbuotojams - reikėtų orientuotis į dalykiškumą. Klasikiniu kostiumėliu ar skoningu kelnių (sijono) ir palaidinės deriniu vilkinti atrodys dalykiška ir gera firmos darbuotoja. Papuošalai, kosmetika taip pat neturėtų būti pagrindinis stiliaus akcentas.

Ir žinovus verta tikrinti

Vien graži išvaizda neturėtų lemti vadovo pasirinkimo. Profesionaliai sekretorei būtini kur kas svarbesni dalykai. Dabar nė viena neapsieis be darbo kompiuteriu įgūdžių.

Dažnai kandidatės į šias pareigas išpyškina puikiai dirbančios Windows'ais, Word’u, Excel’iu, tačiau neretai pradėjus dirbti paaiškėja, kad tokia "žinovė" nemoka elementariausių dalykų. Labai protingai pasielgs vadovas, jei, nusprendęs priimti į darbą, leis kandidatei pademonstruoti savo sugebėjimus prie kompiuterio.

Dar vienas sekretorei privalomas dalykas - mokėti užsienio kalbų. Gal ir ne kiekvienai su klientais ar partneriais teks bendrauti užsienio kalba, tačiau niekas neapdraustas nuo netikėtumų. O jų sekretorės darbe tikrai nereta.

Taktas ir humoro jausmas

Ji turi mokėti rasti išeitį iš kebliausios padėties, taktiškai atsakyti į bet kurį klausimą. Tačiau kokiu būdu sužinoti, kaip sekretorė pasielgs vienu ar kitu atveju? Ogi paprasčiausiai paeksperimentuokite!

Dar per pirmąjį pokalbį pateikite kad ir tokį kompromituojantį, kandidatės požiūrį į darbą, asmeninius santykius bei humoro jausmą atskleidžiantį klausimą: "Aš labai mėgstu dirbti gryname ore, neįpareigojančioje aplinkoje. Ar negeriau būtų kurią dieną padirbėti mano sodyboje prie ežero?"

Viena kandidatė priims tokį pasiūlymą, kita kategoriškai atsisakys, o gal atsiras svarstanti: "Jei tai būtina - važiuosiu; manau, ir mano vyras, vaikučiai bei šuniukas mielai prie mūsų prisijungs, jie taip pat dievina gryną orą". Sumanus vadovas, įvertinęs humoro jausmą bei mokėjimą taktiškai išsisukti iš padėties, pasirinks kaip tik šią kandidatę.

Aušra Gaivenienė, UAB "EireLita direktorė"